Twijfel niet om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon

Sofija de Vries is drie jaar als bedrijfsmaatschappelijk werker en vertrouwenspersoon werkzaam bij Gimd. Zij heeft al 16 jaar ervaring in dit vakgebied. Naast bedrijfsmaatschappelijk werker is Sofija ook vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon van Gimd helpt bij gewenste omgangsvormen. En draagt zo bij aan een sociaal veilige en goede sfeer op de werkvloer. 

De vertrouwenspersoon van Gimd is er zowel voor integriteit (gericht op wet en fraude, klokkenluidersregeling etc.) en als vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (denk aan grensoverschrijdend gedrag zoals agressie/geweld, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie).

Wat doet een vertrouwenspersoon van Gimd?

Sofija: “Steeds meer medewerkers in Nederland hebben toegang tot een vertrouwenspersoon. Als werkgever is het belangrijk aandacht te besteden en beleid te maken op sociale veiligheid. Er zijn bedrijven die zelf een vertrouwenspersoon hebben aangesteld, andere organisaties nemen een externe vertrouwenspersoon in de arm. Gimd biedt organisaties deze dienst en bij vele bedrijven in Nederland zijn de Gimd vertrouwenspersonen al sinds jaren onder contract werkzaam. Een vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke positie en de gesprekken met de werknemers zijn vertrouwelijk. Soms kan een leidinggevende een vertrouwenspersoon inschakelen, maar vaak weten de medewerkers zelf de weg te vinden naar de vertrouwenspersoon. De werkgever communiceert intern de naam en contactgegevens van deze persoon.

De werkgever krijgt geen terugkoppeling van het gesprek. Terugkoppeling vindt plaats via een jaarverslag waarin het aantal meldingen van dat jaar staat en waar de meldingen over gaan. Verder blijft alles tussen de vertrouwenspersoon en de werknemer, tenzij de werknemer zelf de werkgever wil informeren. Mochten er veel meldingen bij bijvoorbeeld een afdeling of binnen een aantal maanden binnenkomen, dan neemt de vertrouwenspersoon van Gimd wel contact op met de werkgever om hierover een signaal af te geven. Vaak weet de werkgever of leidinggevende ook al wel dat er wat speelt.”

Wat kun je als vertrouwenspersoon betekenen voor leidinggevenden?

Sofija: “Ik verzorg regelmatig workshops aan leidinggevenden over het bevorderen van sociale veiligheid. Daarin komen zaken aan bod zoals ‘hoe herken je grensoverschrijdend gedrag’? Wat is dat? Wat kun je doen als leidinggevende? Het zijn voor leidinggevenden toch vaak lastige kwesties en door middel van zo’n workshop kun je veel helderheid verschaffen en weten leidinggevenden veel beter hoe ze hiermee om kunnen gaan. Ook geef ik workshops aan een team. Daarin behandelen we hoe je met elkaar omgaat. Wat vind je wel en niet prettig? Wat de ene collega grappig vindt, ervaart de ander als beledigend. Het is heel grappig hoe er dan binnen een groep discussies ontstaan en men begrijpt elkaar ook beter. Alleen dat er communicatie over is met elkaar, is al goed. Het schept soms hele nieuwe inzichten. Soms zijn collega’s zich ook niet bewust wat hun opmerking of gedrag met de benadeelde collega doet. Dat zijn mooie inzichten die tijdens z’n gesprek ontstaan.

Advisering bij een klacht of misstand

Een ander onderdeel van deze functie is ondersteuning aanbieden bij een officiële klacht en/of melding. Ik ondersteun dan bij het formuleren van de klacht. Als de klacht voor de klachtencommissie voorkomt vindt er hoor en wederhoor plaats. Ook dan is de vertrouwenspersoon ter ondersteuning hierbij aanwezig voor de werknemer. In die rol ben ik geen bemiddelaar, wel een ruggensteun. En ik kan advies geven hoe om te gaan met de desbetreffende kwestie.

Daarnaast kan ik de medewerker ook ondersteunen bij het (anoniem)melden van een vermoeden van een misstand. De medewerker die het zelf niet wil  melden omdat er angst is voor nadelige gevolgen kan dit dan via mij doen. Ik fungeer dan als een soort postbus functie.

Wat wil je werknemers meegeven die twijfelen over contact opnemen met de vertrouwenspersoon?

Sofija: “Soms denken mensen dat we alleen de zware gevallen behandelen. Maar het gaat erom hoe jij als werknemer bepaald gedrag ervaart. Hoe komt het op jou over? Wat doet het met jou? Een werkgever of leidinggevende vindt dit soms ook lastig om te begrijpen, maar uiteindelijk gaat het om welke normen en waarden je acceptabel vind binnen je bedrijfscultuur en oog te hebben voor de collega die daar toch wat moeite mee heeft. Ook kan je de behoefte hebben om bijvoorbeeld te sparren over een integriteit kwestie. Dan staan wij bij Gimd als vertrouwenspersoon voor deze werknemers klaar.”